La pièce est la plus petite unité d’archives indivisible.

 Exemple : un testament.

L’article est l’unité de base. Chaque article a une cote.

 Exemple : les actes notariés du notaire Alcat de Mauléon pour l’année 1868, ont tous été réunis en un article coté III E 14228.
Dans cet article nous retrouverons notre testament.

La liasse contient plusieurs articles concernant le même thème.

 Exemple : la liasse du notaire Alcat contient plusieurs articles (les actes de l’année 1868 : cote III E 14228, ceux de l’année 1869 : cote III E 14229, ceux de l’année 1870 : cote III E 14230).

La cote est une référence qui sert à savoir où est physiquement rangé le document.

 Exemple : pour obtenir notre testament, nous demandons à la Présidente de Salle des Archives, la cote III E 14228. Une personne va ensuite dans le "magasin" pour chercher l’article correspondant.

La série est constituée de plusieurs liasses. Elle est représentée par une lettre. Elle peut être divisée en sous-série.

 Exemple dans notre cote III E 14228 :

• La lettre E correspond au contenu de la série : féodalité, communes, bourgeoisie, familles, notaires, état civil.
• III (3 en chiffres romains : consultez notre article à ce sujet) : correspond à la sous-série "notaires".
• 14228 correspond au numéro d’ordre qui fait la différence entre chaque article de la liasse.

Les séries ont la même lettre et la même définition de leur contenu dans tous les services d’Archives départementaux de France.

Les séries sont divisées en trois catégories :

1. Les séries anciennes (antérieures à 1790 et correspondantes à l’Ancien Régime).
2. Les séries modernes (postérieures à 1790).
3. Les séries contenant les documents entrés par voie extraordinaire et fonds spéciaux.

Voir notre article sur le cadre de classement des Archives départementales.

Les séries permettent d’organiser et de classer les différents fonds qui sont conservés aux Archives.

Les Archives ont pour vocation de conserver les documents (donc de veiller à ce qu’ils ne disparaissent pas). C’est pour cela qu’ils sont soigneusement rangés dans le "magasin" d’archives. C’est une pièce où des normes strictes de température, de taux d’humidité, de lumière sont respectés. Seul le personnel des archives est habilité à y aller.

La communication des documents est de ce fait un objectif plus secondaire. Si le personnel des Archives peut vous conseiller et le fera toujours avec gentillesse, il n’est pas là pour faire votre généalogie. Il vous appartient de bien connaître le système de classement des Archives pour savoir où trouver les documents qui vous seront utiles. Pour cela, Gen&O peut vous aider.

Pour connaître le contenu de chaque série, vous consulterez les instruments de recherche.
Ce sont des répertoires qui décrivent, les sous-séries, les articles et donnent leur cote.

 Exemple : pour retrouver la cote de notre testament il faut trouver l’instrument de recherche de la sous-série III E. Ils sont rangés dans la salle de lecture, en libre accès.
Pour la sous-série III E il existe 3 répertoires. Les deux plus anciens correspondent aux liasses de l’Ancien Régime, le troisième après 1790.
Notre testament date de 1868, il faut donc chercher sa cote dans le volume 3.