Donner un nom aux photos et aux documents

samedi 24 août 2013
par  GeneO

Appeler les choses par leur nom !

Du temps et de la patience … il vous en faudra, beaucoup, pour savoir à quoi correspondent toutes ces photos que vous avez accumulées —oups— conservées sur votre ordinateur.
C’est vrai qu’en contemplant pensivement votre nouveau dossier "documents administratifs", vous vous rendez compte que beaucoup de photos sont intitulées "123456789.jpg".
A regarder cette liste sans fin, vous vous dites qu’elle ne vous parle pas beaucoup …
Pas étonnant que vous ne sachiez plus laquelle correspond à l’acte de naissance de Tata Michèle. Si jamais, le cousin Michel débarque d’Australie pour admirer, avec émotion, l’acte de naissance de sa mère, acte dont vous lui avez tant parlé au téléphone (il n’a pas Internet, il habite au fond du bush), vous êtes fichu !
A ce stade, point de salut, il faut prendre les choses à bras le corps : vous devez savoir ce que vous avez et prendre des décisions quant à leur sort !

Si vous avez décidé de les conserver, il faut leur donner un nom explicite : que vous soyez au jour d’aujourd’hui ou dans un an d’ici, vous devez savoir vite, simplement, à quoi (qui) vous avez à faire.
A chaque fois que vous rentrez des AD ou de la mairie, triez et renommez vos photos numériques, classez vos photocopies : éliminez les doublons et les photos ratées. En le faisant au fur et à mesure c’est facile.
Maintenant que tout est au même endroit, plus de questionnement infini et de doute persistant pour savoir où vous allez ranger !

Ah oui ? Facile ? Et quel nom je leur donne moi ?

Quand il s’agit d’un acte qui ne concerne qu’une seule personne, cela semble évident. L’acte de décès de Jean Dupont par exemple. Mais s’il s’agit de son acte de mariage, c’est plus compliqué, alors que dire d’une page de recensement de population ?

JPEG - 8.3 ko

Simplicité, ah oui c’est vrai !

La première règle est de choisir des mots-clés et de n’intégrer que ceux-là dans le nom de la photo. Inutile de formuler des phrases à rallonge du type "Acte de naissance de Jean-Dupont à Saint-Ousse-les-Bains le lundi 19 janvier 1866 récupéré aux AD117 sous la cote 3 E 175 article 910".
Parce que … sinon …ça va être …long … très long … très très long .. à taper surtout … regardez les 199 photos d’actes qu’il vous reste à renommer …

Allez, courage, on y retourne !
N’oubliez pas qu’il s’agit d’un nom à donner à une photo, pas d’un résumé de ce qu’elle contient.
Il faut donc juste quelques mots-clés, les mots incontournables. Le reste, vous serez toujours à temps de relire l’acte. Déjà éliminez tous les "petits" mots qui ne manquent pas pour la compréhension : les "de", "à", "le" …
Puis réfléchissez à la pertinence des autres mots :
- Acte : implicite … c’est pour ça que vous l’avez mis dans ce dossier "Documents" ou "Actes".
- Lundi : est-ce bien utile ? De toute façon c’est écrit dans l’acte.
- Article : qu’est-ce que c’est déjà ? Gen&O nous l’a dit mais j’ai oublié !
Après ce tri il reste :
Naissance Jean Dupont Saint-Ousse-les-Bains 1866 AD117 3 E 175 910

C’est quoi tous ces espaces ?

Il vous reste encore deux choix à faire pour bien nommer vos photos :
- Dans quel ordre mettre les mots-clés ?
- Laisser des espaces ou mettre un autre signe pour les séparer ?

Il faut être décisif et faire un choix définitif : vous n’allez pas passer le reste de vos journées à renommer vos photos.
L’ordre des mots est important : il va déterminer le classement des photos dans votre ordinateur, chose que ce dernier fait très bien tout seul (pour une fois que l’ordi sert à quelque chose !).
La façon de séparer les mots est moins importante mais sachez que si Windows et Mac n’aiment pas trop les espaces vides, Internet a horreur du vide ! Il ne faut pas non plus mettre de "slash" la fameuse petite barre oblique "/". Les points sont déconseillés aussi. Pas de signes cabalistiques non plus "&" "#" " " ! (Mais non, mais non, les informaticiens ne sont pas /-tous-\ des maniaques juste là pour nous compliquer l’existence).
Un tiret c’est le plus simple le - ou le _ : A vous de choisir !

Résultat :
Naissance_Dupont_Jean_StOusseBains_1866_3E175-910

Toutes vos photos d’actes de naissance seront donc classées l’une sous l’autre, bien listées. Mais vous pouvez commencer par l’année si vous préférez classer vos photos chronologiquement ou par le lieu.
Attention cependant à ne pas perdre de vue le mot d’ordre : simplicité ! Projetez-vous quelques années plus tard, vous souviendrez-vous où est né Jean Dupont ?
Faites des essais, testez, mais ensuite la façon dont vous nommez vos photos doit rester la règle. Il vous faudra nommer toutes vos photos selon le même principe (dans notre exemple Typed’acte_Nom_Prénom_Lieu_Année_Cote).

Petit détail (vraiment un détail) : vous n’êtes pas obligé de mettre les accents, ni les majuscules. Encore une fois il s’agit d’un nom de photo. Fi la politesse ou la déférence, place à l’efficacité.

Et pour mes photocopies ?

"On ne nomme pas les photocopies comme on nomme les fichiers sur son ordinateur : est-ce qu’on peut le faire d’ailleurs ?"
Ah bon ? Qu’est-ce qui vous en empêche ? Si, vous pouvez. En haut de la feuille car c’est la première chose que voit l’œil donc qu’analyse notre cerveau. Ce n’est pas le nom à proprement parler de cette photocopie mais un titre qui synthétise l’information qu’elle contient. Toujours la même. Si l’acte de naissance de Jean Dupont est sous forme de photocopie, vous pouvez noter en haut "Naissance Dupont Jean St-Ousse-les-Bains 1866 3E175-910".
Pourquoi ? Parce que vous pourrez retrouver l’acte en un clin d’œil. Ce sera moins long de lire un titre bien écrit, en couleur (si, si en couleur) que de relire tout l’acte pour savoir qui il concerne.

Et quand il y a plusieurs pages ?

Il vaut mieux ajouter un numéro à la fin du nom donné aux photos d’un même acte.
Exemple : vous avez pris la photo d’un acte de naissance disposé sur 2 pages et vous avez réussi 2 superbes photos : une par page.
Les 2 photos seront différenciées par leur numéro : 1, 2.
Vous aurez donc :
- Naissance_Dupont_Jean_StOusseBains_1866_3E175-910_1
- Naissance_Dupont_Jean_StOusseBains_1866_3E175-910_2

Vous pouvez encore simplifier ou au moins raccourcir ce nom de photo en remplaçant le type d’acte par sa lettre initiale ou l’abréviation usuelle en généalogie :
- N pour naissance
- M pour mariage
- D pour décès
Pour puiser de l’inspiration et abréger efficacement : http://www.geneoweb.org/Abreviations

La cote mais quel intérêt ???

Cette suite de lettres et de chiffres vous laissent perplexes ? Vous ne vous rappelez jamais leur signification et ne pensez jamais à les relever ? Et bien vous serez bannis, au moins punis parce que c’est très grave, ça de ne pas penser à la cote !
Trève de plaisanterie, avec de l’expérience, vous comprendrez que la cote est utile. Sans dramatiser, elle a deux avantages :
- elle vous permet de retrouver facilement un document aux Archives (seul quand on a compris le système, avec l’aide de l’archiviste qui lui est censé les connaître toutes par cœur … si si).
- Elle vous permet de fiabiliser votre recherche : aux yeux des autres chercheurs, c’est un indice de confiance. Sa présence signifie que vous êtes méticuleux, rigoureux, que vous avez cherché le document, la source qui apporte LA preuve.

Sachez enfin, qu’une cote, aux archives est un code d’identification unique et que chaque article a sa cote. Les minutes du notaire Sallaberry de Mauléon de 1881 n’ont pas la même cote que celles du notaire Dihigo même s’il exerce au même endroit et produit des actes la même année.
Ainsi quand vous allez aux Archives, on vous communique une seule cote à la fois : vous ne risquez pas de mélanger les minutes du notaire Sallaberry avec celles de son confrère !


Ces articles peuvent vous intéresser :
- Seul au monde ?
- Un système fiable pour faire le tri ?
- Éliminez !
- Ranger, oui … mais où ?


Commentaires

Logo de Beñat
samedi 31 août 2013 à 08h41 - par  Beñat

Que voilà un article joliment rédigé : clair, précis avec un zeste d’humour… Bien entendu chacun est libre de ses choix pour classer ses documents. Pour ma part, voici la méthode que j’utilise :
- pour classer les photos : date_lieu_type d’acte_nom. Les photos sont recadrées avec PhotoFiltre. Puis elles sont intégrées dans mon logiciel de généalogie. Et enfin je fais un tirage papier. Toutes mes photos sont stockées dans un disque dur externe.
- pour chaque individu, je regroupe dans une pochette perforée une fiche individuelle établie à partir du logiciel, plus tous les documents papier le concernant. Le tout classé par ordre Sosa, en séparant la branche paternelle et maternelle.
- et enfin je mets systématiquement à jour mon arbre sur Internet.
Avantage : triple sauvegarde (papier, disque dur et internet). De plus, comme j’indique toujours sur mon arbre publié mes sources (AD_lieu, registre, n°de page) cela permet aux autres internautes d’être sûrs des informations et, s’ils le souhaitent de s’en servir.
Bonne journée à tous !