Ranger, oui … mais où ?

vendredi 15 novembre 2013
par  GeneO

Documents papiers ou numériques : même combat

Bon, tous mes fichiers ont un nom et maintenant ?

Il faut bien les ranger quelque part !

Un fichier ou un classeur unique est une démarche simple pour ranger efficacement. En effet, le danger vient de l’éparpillement. Rappelez-vous : SIMPLICITÉ = efficacité.

Vous devez ranger et retrouver facilement. Or, si vous mettez le document dans un sous-dossier du sous-dossier, c’est déjà compliqué :
- il faut se rappeler de l’endroit ;
- ou il faut les ouvrir un à un ;
- votre ordinateur n’aime pas trop la "profondeur" et les chemins trop longs .

Que se soit un fichier sur votre ordinateur ou une feuille papier, il faut pouvoir y accéder en faisant le moins d’effort possible. Non, non, on ne confond pas simplicité et flemme, quoique …

Dites-vous bien que, concrètement, si pour accéder à l’acte de naissance de Jean Dupont, vous devez monter sur un escabeau, accéder à l’étagère du haut, pour en descendre une lourde boîte qui contiendra des chemises, qui contiendront elles-même des sous-chemises (et je ne parle pas de la prise de risque) … ou alors vous ne chercherez plus l’acte, ou vous ne rangerez plus la chemise qui traînera lamentablement sur (ou sous) votre bureau. Plus simplement, vous aurez oublié la couleur de la boîte ou de la chemise dans laquelle il est rangé (oui, avouez, il fut un temps, lointain, où vous aviez mis au point un code couleur, du rose au vert, que vous avez oublié ou plus exactement, jamais pu retenir). Lego bricksDonc vous foncerez à nouveau aux archives pour le re-photocopier.
Tandis que s’il est avec tous les autres actes dans un classeur, sur l’étagère du milieu, juste derrière cela ne serait pas plus facile ? En plus si tous les actes sont classés par ordre chronologique, vous n’avez pas d’effort mental à fournir pour essayer de vous remémorer dans quelle sous-chemise vous avez bien pu le mettre.
- économie de temps certaine : un classeur et des pochettes transparentes dans lequel vous intégrez les actes au fur et à mesure de vos trouvailles.
- Si vous avez beaucoup d’actes, plusieurs classeurs s’imposeront : un pour le XVIIIe, un pour le XIXe, un pour XXe … Le tout écrit lisiblement sur la tranche de chacun d’entre eux.

Si vous tenez vraiment à réaliser un dossier par ancêtre. Pensez au rangement des actes concernant plusieurs personnes. Vous avez alors plusieurs choix :
- vous mettez un double de l’acte dans chaque dossier (individuel) de chacune des personnes concernées ;
- vous créez un dossier "couple" ou un dossier "famille Dupont" en plus des dossiers individuels ;
- vous créez un dossier "mariages" dans lequel vous placerez tous les actes de ce type, un dossier "recensement" …

Sur l’ordinateur, c’est exactement la même chose : soit vous avez un dossier unique "documents administratifs" ou "actes". Soit vous créez autant de dossiers individuels que nécessaire.
Si en plus, vous avez pris le soin de bien nommer vos photos, en adoptant pour toutes le même ordre quant aux mots clés, vos photos se classeront d’elles-mêmes, automatiquement, dans le bon ordre quand vous les rassemblerez dans un même dossier : par type, par nom, chronologiquement.

Inutile de vous dire, que je préconise le fichier unique. Si vous optez pour les dossiers multiples, au moins réunissez-les dans un seul grand dossier "généalogie" par exemple. Il vous sera plus facile d’en faire la sauvegarde. Surtout évitez l’éparpillement et n’éclatez pas les dossiers en de multiples endroits !

Et ne perdez jamais de vue que on ne classe pas pour classer (ce n’est pas une fin en soi) mais pour retrouver vite.


Se remettre en mémoire les conseils précédents :
- Seul au monde ?
- Un système fiable pour faire le tri ?
- Eliminez
- Donner un nom aux photos et aux documents



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