Un système fiable pour faire le tri ?

vendredi 28 juin 2013
par  GeneO

C’est une petite phrase qui revient souvent : "je ne sais plus où j’en suis dans mes recherches généalogiques, j’ai trop de papiers partout, je n’avance pas car je suis perdu(e)". Nous vous proposons une série d’articles pour vous aider à améliorer votre organisation généalogique.

Cups
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Crédits : Freepik

Facile, facilité, facilement …

Pour organiser un système viable et infaillible il faut garder deux objectifs à l’esprit :

  • vous devez ranger vite ;
  • vous devez retrouver vite.

Imaginez une tâche quotidienne comme ranger la vaisselle propre par exemple. Vous avez devant vous une pile d’assiettes, des verres à pied et des couverts variés (fourchettes, couteaux, cuillères).
Passez-vous du temps à vous demander où vous allez les ranger, chaque jour, après chaque vaisselle ?
Quand vous avez besoin d’une cuillère, passez-vous beaucoup de temps à vous demander où elles sont rangées ?
Quand vous partez en voyage et que vous revenez plusieurs semaines après, mettez-vous du temps à retrouver les assiettes ?

Non, parce que depuis longtemps, elles ont une place attitrée et vous n’avez pas besoin de réfléchir pour les ranger ou pour les retrouver : chaque chose à sa place et une place pour chaque chose. De plus, quand vous les avez rangé pour la première fois, vous avez fait les choses logiquement : vous n’avez pas placé les fourchettes à la salle de bain et les assiettes sous votre lit.

Pour vos documents relatifs à votre généalogie, il doit en être de même. Quand vous revenez des Archives ou de la Mairie avec beaucoup de photos ou de photocopies, vous devriez savoir les ranger très vite, sans hésiter sur l’endroit où les mettre. Puis les retrouver aussi vite sans nécessairement retourner chaque tiroir ou scruter chaque recoin de votre disque dur.

Et pour y parvenir, il n’y a qu’un mot clé qu’il faut garder constamment à l’esprit : la simplicité !

Simple, simplicité, simplement …

Reprenons la métaphore des cuillères et des fourchettes. Vous les rangez vite et les retrouvez tout aussi vite :

  • parce que vous le faites tous les jours donc ne risquez pas d’oublier,
  • parce que c’est une nécessité : sans vaisselle, difficile de manger
  • mais aussi parce que votre système de rangement est simple.

Tous les couverts sont assemblés dans un seul tiroir, les verres sont ensemble sur la même étagère et au-dessus vous trouvez les assiettes.

La simplicité de ce rangement réside dans le fait que ces objets sont rassemblés en un seul endroit : une pièce de la maison, un meuble. Cette pièce de la maison a un rapport avec l’activité "vaisselle et repas".
Pour vos fichiers et vos photos, il doit en être de même. Ce n’est pas parce que ce sont des papiers ou des documents numériques qu’ils doivent être éparpillés aux quatre coins de la maison (imaginez ceux qui ont un château …) ou du disque dur de votre ordinateur (et oui, un ordinateur peut en plus, avoir plusieurs disques durs !).

Que faire de tous ces papiers qui traînent sur mon bureau ?

Donc première des choses : rassemblez en seul endroit tous les documents de même nature. Pour établir votre généalogie, vous utilisez essentiellement deux choses :

  • Les documents administratifs, recueillis aux Archives ou en Mairie.
  • Les photos de famille. S’y ajoutent, des revues, des ouvrages, des articles qui viennent compléter vos connaissances et approfondir votre histoire de famille.

Que faire de tous ces fichiers accumulés dans mon ordinateur ?

Même chose dans votre ordinateur. Créez deux fichiers :

  • documents administratifs
  • photos de famille

Puis passer, le temps qu’il faudra, quelques minutes, heures, jours, semaines à rassembler tous les fichiers dans ces deux dossiers.
Ne vous laissez pas impressionner par la quantité. Vous en viendrez à bout, petit à petit. Fixez-vous un moment à y consacrer, régulièrement. Vous pouvez adapter la méthode Pomodoro pour gérer votre temps : voir sur le site de la Gazette des Ancêtres comment y parvenir.
Fouillez chaque recoin dans votre ordinateur : vous avez sûrement oublié que l’année dernière vous aviez créé un dossier spécial "retour des AD64" et que vous y aviez déchargé votre appareil photo numérique d’un lot de 56 images d’actes … Comme vous ne saviez pas où les ranger (ni trop quoi en faire finalement) … ils sont restés là et vous les avez oublié. Votre cerveau a fait le ménage à votre place, pas utilisé ? Donc pas utile ! Hop, on efface de la mémoire ! Sauf que votre ordinateur ne fait pas comme votre cerveau : il conserve religieusement tout ce que vous lui confiez.


Prochain article : éliminez !

Voir aussi : "Seul au monde ?"


Commentaires

Logo de Jeannie Béhérégaray
samedi 29 juin 2013 à 16h01 - par  Jeannie Béhérégaray

Bonjour

Bonne idée la comparaison avec le rangement de la vaisselle.
Je viens de mettre toutes les photocopies des actes dans le même dossier.

Amicalement
Jeannie

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